4 tips voor goede samenwerking ketenpartners

14 maart 2019

Met verschillende partijen garant staan voor de beste service van een opdrachtgever? Dat kan alleen als facilitaire medewerkers en ketenpartners op elkaar zijn ingespeeld en zich sámen verantwoordelijk voelen. In dit artikel geven we 4 tips hoe u dat bereikt.

De vraag naar One FM (één facilitair front) neemt toe. Opdrachtgevers vragen bij aanbestedingen steeds vaker om de samenwerking tussen verschillende diensten. Dat is niet zo gek. Eén herkenbaar servicefront betekent een verbetering voor de dienstverlening, voor de opdrachtgever en uiteindelijk voor de klant, bezoeker of gast. Investeren in een goede samenwerking tussen ketenpartners is dan ook zeker de moeite waard. Als je elkaar kunt verbeteren dan kan één en één drie zijn.

Vorm één facilitair team

Train de schoonmaak, receptie en catering te denken en handelen vanuit een ‘one team’ gedachte. Het doel is niet elkaars taken over te nemen maar elkaar aan te vullen en zo samen te komen tot de beste aanpak en benadering. Heb respect voor elkaar, weet waar ieders specialisatie ligt en vul elkaar aan. Om de samenwerking in goede banen te leiden, kan het interessant zijn om een ‘huismeester’ in te schakelen. Eén vast aanspreekpunt is zo waardevol dat je als opdrachtgever misschien zelfs terug kan van vijf naar twee of drie leveranciers.

Investeer in betrokken medewerkers

Vroeger waren mensen vaak in dienst van een opdrachtgever en voelden zich betrokken. Dit gevoel van betrokkenheid is net zo belangrijk voor medewerkers van externe dienstverleners zoals catering, schoonmaak- en/of beveiligingsbedrijven. Bij het betrekken van medewerkers hebben alle partijen baat. De dienstverlener die hoopt dat zijn contract wordt verlengd en een opdrachtgever die het belangrijk vindt dat medewerkers zich voor de organisatie inzetten. Een van de voorwaarden om een cultuur te creëren waarin mensen zich betrokken voelen, is een stabiele basis. Het is funest als voortdurend nieuwe dienstverleners, invallers of uitzendkrachten worden ingezet. Dat komt niet alleen de sfeer, maar ook de dienstverlening niet ten goede.

Geef medewerkers een gezicht

Als mensen weten dat mevrouw Peters komt schoonmaken, dan laten ze wel uit hun hoofd om de perforator op de vloer om te keren. Is het een onbekende die ongezien stilletjes zijn of haar werk doet, dan ligt het anders. Een tip is te variëren met diensttijden. Schakel het schoonmaakbedrijf eens in op een moment waarop de medewerkers in contact komen met andere (facilitair) medewerkers. Ook is het goed om als facilitair manager op de hoogte te blijven van wat er op de werkvloer speelt. Door af en toe een dagje mee te lopen, ervaart u zelf wat er gebeurt, hoe mensen worden benaderd en hoe ze worden aangesproken.

Trainen en informatie delen

Een prima manier om verschillende leveranciers beter te laten samenwerken is door training en het delen van informatie. Dat laatste kan bijvoorbeeld door samen de dag op te starten en de bijzonderheden van de dag door te nemen. Daarnaast kan samen iets ondernemen of een (hospitality)training de samenwerking bevorderen. Heel belangrijk: door (positief) te communiceren kunnen veel problemen worden voorkomen. Realiseer u daarbij dat communicatie áltijd voor verbetering vatbaar is. En vergeet ketenpartners en medewerkers niet af en toe een compliment te geven. De meeste mensen willen graag service verlenen als ze zich betrokken voelen en prettig kunnen samenwerken.

Een facilitair team vormen, is de basis voor de besten klant- en bezoekbeleving.